Politica de Prelucrare a Datelor cu Caracter Personal
Prin prezenta vă informăm cu privire la datele cu caracter personal colectate şi prelucrate de care societățile Grupului Craiovan. În procesul de colectare și prelucrare a datelor cu caracter personal furnizate, societățile acționează în calitate de operator de date cu caracter personal, având obligația legală de a furniza informații privind datele pe care le colectează, scopul și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal și drepturile pe care dumneavoastră, în calitate de persoană vizată, le dețineți asupra datelor cu caracter personal, conform legii.
Scopul prezentului document este acela de a detalia modul în care societățile Grupului Craiovan colectează, utilizează şi tratează datele dumneavoastră ținând cont de categoriile de persoane vizate.
Pentru Grupul Craiovan confidențialitatea datelor este importantă, iar caracterul privat al informațiilor precum şi securitatea acestora sunt respectate.
Noțiunea de date cu caracter personal include orice informație care conduce sau poate conduce la identificarea dumneavoastră ca şi persoană fizică atunci când interacționați cu una dintre societățile Grupului.
Conform art. 4 pct. 1 din Regulamentul nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei nr. 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor sau GDPR), prin „date cu caracter personal” se înțelege „orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoană vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale".
Grupul Craiovan se asigura că pentru fiecare prelucrare de date cu caracter personal a identificat un temei legal de prelucrare conform Regulamentului nr. 679/2016, că aceste informații sunt în permanentă revizuite intern şi că face toate eforturile pentru o informare corectă şi transparentă a persoanelor vizate, la care fac referire datele prelucrate.
În cazul prelucrărilor de date care au ca şi temei legal consimțământul persoanei vizate, Grupul Craiovan vă pune la dispoziție mijloace tehnice corespunzătoare pentru exprimarea liberă şi informată a consimțământului dumneavoastră pentru fiecare set de date, pentru care vă exprimați acordul de prelucrare.
Grupul Craiovan este format din următoarele entități juridice:
CRAIOVAN CONSULTING S.R.L. cu sediul în Str. Episcop Augustin Pacha nr. 1, ap. 33, Loc. Timișoara, Jud. Timiș, număr de înregistrare la Registrul Comerțului Timiș J35/3038/2006, CUI RO19059203;
STUDIO DANA CRAIOVAN S.R.L. cu sediul în Str. Episcop Augustin Pacha nr. 1, ap. 33, Loc. Timișoara, Jud. Timiș, număr de înregistrare la Registrul Comerțului Timiș J35/2669/2003, CUI RO15897320.
Societățile vor fi denumite în continuare în mod colectiv “Operatorul”, definit ca operator de date cu caracter personal în accepțiunea Regulamentului European nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei nr. 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor sau GDPR).
Ne puteți contacta online la adresa de email info@craiovanconsulting.com sau prin poștă la adresele menționate mai sus.
Nu avem obligația legală de a numi un responsabil cu protecția datelor, astfel ca orice întrebare cu privire la utilizarea datelor dumneavoastră personale trebuie adresată la datele de contact de mai sus.
În conformitate cu art. 13 din Regulamentul nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei nr. 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor sau GDPR), prin prezenta vă informăm că Grupul Craiovan, în temeiul bazelor legale menționate în prezentul document, în funcție de fiecare activitate pe care o desfășoară, prelucrează date cu caracter personal al mai multor categorii de persoane vizate. Aceste categorii de persoane vizate sunt:
3.1 Persoane asociate clienților când acționam ca şi operator
Colectarea datelor: Politica noastră este să colectam date în scopuri explicite şi specifice şi solicităm întotdeauna clienților să furnizeze date strict legate de aceste scopuri. Datele colectate sunt specifice serviciilor pe care le oferim clienților Grupului Craiovan si cu care, datorita specificului contractului, scopului şi mijloacelor prelucrării suntem într-o relație de operator - operator, conform prevederilor GDPR. Colectarea datelor se efectuează prin cereri de informații scrise. Datele cu caracter personal sunt conținute de documentele financiar contabile, contractele, documentele cu privire la procesul de salarizare, actele cu privire la funcționarea în condiții legale ale unei societăți, etc, care aparțin clienților noștri și sunt necesare îndeplinirii scopului contractului.
Folosirea datelor: Folosim datele colectate în scopul administrării contractelor comerciale, a schimbului de documente şi informații aferente obligațiilor contractuale şi în scopul de a dezvolta în permanență servicii, condiții şi facilități mai bune clienților noștri.
Datele pot fi folosite şi partajate cu alte entități cu scopul recuperării datoriilor comerciale pe care le acumulează clienții.
Folosim datele în scopul asigurării securității datelor, inclusiv a celor cu caracter personal, pentru a descoperi, investiga şi rezolva orice amenințare la adresa acestora.
Folosim datele prelucrate pentru a îndeplini obligațiile legale şi profesionale care ne revin conform specificului activității noastre.
Temeiurile legale de prelucrare: Îndeplinirea obligațiilor noastre cu privire la fiscalitate, precum evidența şi demonstrarea serviciilor pe care le oferim, a serviciilor şi bunurilor pe care le achiziționăm, sau cu privire la alte legi sau responsabilități profesionale pe care trebuie să le respectăm, încadrează prelucrările de date personale la art. 6 alin. 1 litera c) din Regulamentul nr. 679 /2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei nr. 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor sau GDPR), obligația legală.
În activitățile de administrare a clienților, de asigurare a securității datelor, de dezvoltare a afacerii procesam datele în baza interesului legitim, pe care îl documentăm intern în scopul determinării impactului asupra intereselor sau drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate.
Perioada de păstrare a datelor: Păstram datele cu caracter personal pentru atâta timp cât ele sunt necesare scopului prelucrării, ținând cont inclusiv de prevederile legale. În absența unei cerințe legale, profesionale sau contractuale păstram datele cu caracter personal pentru o perioada care nu depășește 10 ani.
Informare: Contractele noastre comerciale conțin prevederi cu privire la obligațiile părților cu privire la datele cu caracter personal prelucrate în cadrul schimbului de documente şi informații aferente contractului. Principala responsabilitate de informare a persoanelor vizate aflate într-o relație contractuală cu clienții noștri revine clienților, care trebuie să ofere informații complete în mod transparent cu privire la partajarea acestor date către alți operatori. În cazul persoanelor vizate care nu sunt în mod direct afiliate clienților, dar ale căror date sunt prelucrate întrucât acestea sunt prezente în documentele necesare îndeplinirii obiectivele contractelor în derulare, Grupul Craiovan se poate afla în imposibilitatea de a realiza note de informare directe către acestea. În aceste situații prelucrarea datelor rămâne conformă prevederilor GDPR conform art. 14, alin. 5, litera b) din Regulamentul nr. 679 /2016.
3.2 Persoane asociate clienților când acționam ca şi persoana împuternicită
Colectarea datelor: Politica noastră este să colectam date în scopuri explicite şi specifice şi cerem întotdeauna clienților să partajeze date strict relevante acestor scopuri. Datele colectate sunt specifice serviciilor pe care le oferim clienților Grupului Craiovan şi cu care, datorita specificului contractului, scopului şi mijloacelor prelucrării suntem într-o relație de operator - persoana împuternicita, conform prevederilor GDPR. Colectarea datelor se efectuează prin cereri de informații scrise. Datele cu caracter personal sunt conținute de documentele financiar contabile, contractele, documentele cu privire la procesul de salarizare, actele cu privire la funcționarea în condiții legale ale unei societăți, etc, care aparțin clienților noștri şi sunt necesare îndeplinirii scopului contractului. Executăm colectarea acestor date respectând obligațiile contractuale care revin conform contractelor şi instrucțiunilor de prelucrare scrise ale clienților noștri care au calitatea de operator.
Folosirea datelor: Folosim datele colectate în scopul schimbului de documente şi informații aferente obligațiilor contractuale.
Temeiurile legale de prelucrare: Conform prevederilor GDPR persoana împuternicită nu stabilește temeiurile legale de prelucrare a datelor cu caracter personal. Aceasta este o atribuție şi obligație specifica operatorilor.
Perioada de păstrare a datelor: Păstram datele cu caracter personal pentru atât timp cat ele sunt necesare derulării contractelor cu operatorii. După încetarea contractelor datele cu caracter personal sunt returnate operatorilor la cererea acestora. Într-un interval de 30 de zile de la încetarea contractelor datele cu caracter personal sunt șterse în condiții de siguranță iar operatorul este notificat în scris cu privire la acest aspect.
Informare: În calitate de persoane împuternicite societățile Grupului Craiovan nu au atribuții sau obligații cu privire la informarea persoanelor vizate, decât daca sunt mandatate în mod expres de către operator sa realizeze informarea în numele acestora. Responsabilitatea şi obligația informării persoanelor vizate aparține în exclusivitate clienților noștri care au calitatea de operator.
3.3 Persoane asociate furnizorilor
Colectarea datelor: Politica noastră este să colectăm date în scopuri explicite şi specifice şi cerem întotdeauna furnizorilor să partajeze date strict relevante acestor scopuri. Datele colectate sunt în principal date de contact precum: nume/prenume, funcție, email, telefon, etc.
Folosirea datelor: Folosim datele colectate în scopul administrării contractelor comerciale, a schimbului de documente şi informații aferente obligațiilor contractuale şi în scopul de a dezvolta în permanență servicii, condiții şi facilități mai bune clienților noștri.
Datele pot fi folosite şi partajate cu alte entități în scop de recuperare a datoriilor comerciale pe care le acumulează clienții şi furnizorii noștri.
Folosim datele în scopul asigurării securității datelor, inclusiv a celor cu caracter personal, pentru a descoperi, investiga şi rezolva orice amenințare la adresa acestora.
Folosim datele prelucrate pentru a îndeplini obligațiile legale şi profesionale care ne revin conform specificului activității noastre comerciale.
Temeiurile legale de prelucrare: Îndeplinirea obligațiilor noastre cu privire la fiscalitate, precum evidența şi demonstrarea serviciilor pe care le oferim, a serviciilor şi bunurilor pe care le achiziționăm, sau cu privire la alte legi sau responsabilități profesionale pe care trebuie să le respectăm, încadrează prelucrările de date personale la art. 6 alin. 1 litera c) din Regulamentul nr. 679 /2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei nr. 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor sau GDPR), obligația legală.
În activitățile de administrare a furnizorilor, de asigurare a securității datelor, de dezvoltare a afacerii procesăm datele în baza interesului legitim, pe care îl documentăm intern în scopul determinării impactului asupra intereselor sau drepturilor şi libertăților fundamentale ale persoanei vizate.
Perioada de păstrare a datelor: Păstram datele cu caracter personal pentru atât timp cat ele sunt necesare scopului prelucrării, ținând cont inclusiv de prevederile legale. În absenta unei cerințe legale, profesionale sau contractuale păstram datele cu caracter personal pentru o perioada care nu depășește 10 ani.
Informare: Contractele noastre comerciale conțin prevederi cu privire la obligațiile parților în ceea ce priveşte datele cu caracter personal prelucrate în cadrul schimbului de documente şi informații aferente contractului. Principala responsabilitate de informare a persoanelor vizate aflate într-o relație contractuală cu furnizorii noștri revine furnizorilor noștri, care trebuie să ofere informații complete în mod transparent cu privire la partajarea acestor date către alți operatori. Pentru situațiile în care temeiul legal de prelucrare este consimțământul, obligația ne revine în mod direct și veți fi informat anterior începerii prelucrării.
3.4 Persoane asociate posibililor clienți și furnizori
Colectarea datelor: Grupul Craiovan colectează date de contact ale posibililor clienți şi furnizori, folosind informații pe care aceștia le pun la dispoziție în mod public. Datele colectate sunt în principal date de contact precum: nume/prenume, funcție, email, telefon, momentul la care are loc o întâlnire etc.
Folosirea datelor: Folosim datele colectate pentru a face oferte de servicii personalizate unor posibili clienți, pentru analiza trendurilor pieței şi a oportunităților de vânzare, fie pentru prospectarea pieței în vederea achiziționării de bunuri şi servicii pentru companiile din Grupul nostru.
Temeiurile de prelucrare: Procesam datele în baza interesului legitim, pe care îl documentam intern în scopul determinării impactului asupra intereselor sau drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate.
Prelucram datele cu caracter personal în baza consimțământului pentru unele activități de promovare pe care le putem organiza în scopul dezvoltării afacerii.
Perioada de păstrare a datelor: Păstram datele cu caracter personal pentru atâta timp cât ele sunt necesare scopului prelucrării, ținând cont inclusiv de prevederile legale. În absența unei cerințe legale, profesionale sau contractuale păstram datele cu caracter personal pentru o perioadă care nu depășește 10 ani.
Informare: Conform prevederilor art. 14 alin. 3, litera b) din Regulamentul nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei nr. 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor sau GDPR) cu privire la informarea persoanelor vizate în cazul în care datele cu caracter personal nu sunt obținute de la persoana vizată, Grupul Craiovan va informa în mod complet și transparent persoanele în momentul în care le va contacta.
3.5 Persoane care sunt interesate de comunicările Grupului Craiovan
Colectarea datelor: Colectarea datelor cu caracter personal se face atât în mod direct de la persoanele vizate, cât și de la distanță prin intermediul resurselor informatice ale operatorului (site, social media). Colectarea datelor se poate face indirect în situația în care sunteți un afiliat al unui client al Grupului, ați fost desemnat ca şi persoana care primește informările legislative iar una din atribuțiile dumneavoastră de serviciu este sa fiți la curent cu acestea. Ca parte a îmbunătățirii continue a serviciilor oferite clienților, Grupul Craiovan oferă în mod gratuit atât clienților săi cât și publicului analize și informări legislative în ariile de interes.
Folosirea datelor: Datele colectate sunt folosite în scopul realizării de informări legislative periodice către persoanele interesate și în mod special pentru clienții Grupului. Datele colectate pot fi partajate cu societăti partenere, care asigură un cadru tehnic și soluții adecvate pentru aceasta prelucrare.
Temeiurile de prelucrare: Temeiul legal de prelucrare este în principal cel al consimțământului liber exprimat. În situația în care sunteți un afiliat al unui client temeiul legal de prelucrare este fie cel contractul, ca și parte a obligațiilor de serviciu, fie cel al consimțământului liber exprimat acordat angajatorului dumneavoastră.
În cazul postărilor realizate prin intermediul rețelelor sociale, consimțământul de prelucrare al datelor dumneavoastră personale l-ați acordat la momentul creării contului de utilizator pe aceste platforme. Interacțiunea dumneavoastră cu resursele noastre social media (comentarii, reacții la postări, tags), reprezintă consimțământ de prelucrare pe care ni-l acordați pentru scopurile de mai sus.
Perioada de păstrare a datelor: Datele colectate în scopul de a trimite informări cu privire la modificările legislative sunt păstrate pentru toata perioada în care consimțământul dumneavoastră rămâne valabil.
În cazul comunicărilor online prin intermediul rețelelor de socializare, datele sunt păstrate și asociate Grupului atâta timp cât vă păstrați consimțământul de prelucrare acordat rețelei de socializare.
Informare: Persoana vizată este informată în mod corespunzător și detaliat în momentul în care își acorda consimțământul pentru aceasta prelucrare, iar exprimarea acestuia se realizează cu mijloace tehnice corespunzătoare. Persoana vizată poate în orice moment să-și retragă consimțământul pentru această prelucrare prin folosirea funcției „Unsubscribe”. Grupul Craiovan va înceta prelucrarea însă va păstra informații cu perioada în care consimțământul a fost valabil.
3.6 Persoane care participă la evenimentele de promovare și evenimente de responsabilitate socială
Colectarea datelor: Colectarea datelor cu caracter personal se face în mod direct de la persoanele vizate, atât de la distanță prin intermediul resurselor informatice ale operatorului (site, social media) cât și prin contact direct în timpul desfășurării unor campanii de promovare. Datele colectate inițial sunt date de contact ale persoanei care dorește să participe la aceste campanii, pentru obținerea unor beneficii precum bunuri, servicii sau instruire, materiale audio-video și fotografii.
Folosirea datelor: Datele colectate sunt folosite în scopul organizării evenimentelor de promovare precum: comunicarea detaliilor acestor evenimente, obținerea consimțământului pentru comunicări comerciale pentru alte evenimente viitoare. Datele colectate pot fi folosite în întocmirea evidențelor fiscal-contabile, dacă este necesar, precum și în scopuri antifraudă. Ele pot fi partajate cu alte societăți partenere, care participă la aceste evenimente.
Temeiurile de prelucrare: Temeiul legal de prelucrare este în principal cel al consimțământului liber exprimat. De asemenea operatorul va folosi aceste date în interes legitim pentru prevenția fraudelor care pot surveni pe parcursul acestor evenimente.
În cazul desfășurării unor evenimente prin intermediul rețelelor sociale, consimțământul de prelucrare al datelor dumneavoastră personale l-ați acordat în momentul creării contului de utilizator pe aceste platforme. Interacțiunea dumneavoastră cu resursele noastre social media (comentarii, reacții la postări, tags), reprezintă consimțământ de prelucrare pe care ni-l acordați pentru scopurile de mai sus.
Perioada de păstrare a datelor: Datele colectate în timpul evenimentelor de promovare sunt păstrate pentru o perioada de maxim 2 luni. Datele persoanelor vizate care fac parte din prelucrările fiscal-contabile o perioada de păstrare corespunzătoare prevederilor legale. Datele colectate pentru care operatorul obține consimțământul persoanei vizate în scopul participării acesteia la evenimente viitoare sau alte comunicări legate de marketing sunt păstrate atâta vreme cât persoana vizată își păstrează consimțământul de prelucrare.
În cazul evenimentelor online prin intermediul rețelelor de socializare, datele sunt păstrate și asociate campaniei atâta vreme cât persoana își păstrează consimțământul de prelucrare acordat rețelei de socializare
Materialele audio-video și fotografiile de la evenimentele de promovare vor fi păstrate atâta vreme cât persoanele vizate își mențin acordul de prelucrare.
Informare: Persoana vizată este informată în mod corespunzător și detaliat cu ocazia fiecărui eveniment la care participă în baza consimțământului liber exprimat. Daca materialele de participare nu permit din motive obiective realizarea unor note de informare corespunzătoare, Grupul Craiovan va indica locația unde poate fi consultată nota de informare (afișare în spațiile unde se desfășoară evenimentele, site web, etc)
3.7 Persoanele care vizitează spațiile în care ne desfășuram activitatea
Colectarea datelor: Datele sunt colectate în mod direct de la vizitatori și constă în imagini obținute de dispozitivele de supraveghere audio-video montate în scop de securitate a bunurilor și persoanelor. În anumite spații unde Grupul Craiovan își desfășoară activitatea sunt colectate suplimentar date de contact ale vizitatorilor precum nume, prenume, oraș, ora sosirii și a plecării.
Folosirea datelor: Datele sunt colectate în scopul asigurării securității bunurilor pe care le folosim sau le deținem precum și în scopul securității angajaților, colaboratorilor și a altor persoane aflate în aceste spații. Datele audio-video sunt înregistrate automat și în permanență suprascrise de înregistrări noi. Ele sunt consultate doar dacă există necesitatea de a investiga un incident. Datele pot fi partajate cu autoritățile care au atribuții cu privire la siguranța publică la cererea acestora.
Temeiurile de prelucrare: Datele personale sunt prelucrate în baza interesului legitim, pe care îl documentam intern în scopul determinării impactului asupra intereselor sau drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate.
Perioada de păstrare a datelor: Datele audio video sunt păstrate pentru o perioada de 30 de zile. Ele sunt ulterior automat șterse la expirarea acestui termen. Datele de contact ale vizitatorilor pot fi păstrate pentru o perioada de maxim 3 luni.
Informare: Fiecare spațiu în care ne desfășuram activitatea și care este protejat de echipamente CCTV are afișate imagini sugestive de avertizare cu privire la supravegherea video. De asemenea o nota de informare detaliată este afișată într-o locație ușor accesibilă vizitatorilor.
3.8 Persoanele fizice care beneficiază de serviciile noastre
Colectarea datelor: Politica noastră este să colectăm date în scopuri explicite și specifice și solicităm întotdeauna clienților să partajeze date strict relevante acestor scopuri. Datele colectate sunt folosite în scopurile îndeplinirii obiectivelor contractului cu persoana în cauza. Ele pot face referite la date de contact, activități de afaceri, informații financiare, acțiuni litigioase, precum și alte informații necesare îndeplinirii obligațiilor care revin Grupului Craiovan conform unui contract.
Folosirea datelor: Folosim datele colectate în scopul administrării contractelor comerciale, a schimbului de documente și informații aferente obligațiilor contractuale, pentru îndeplinirea prevederilor contractuale existente între părți, pentru o facturare corespunzătoare a serviciilor oferite și în scopul de a dezvolta în permanenta servicii, condiții și facilități mai bune clienților noștri.
Folosim datele în scopul asigurării securității datelor, inclusiv a celor cu caracter personal, pentru a descoperi, investiga și rezolva orice amenințare la adresa acestora.
Folosim datele prelucrate pentru a îndeplini obligațiile legale și profesionale care ne revin conform specificului activității noastre comerciale.
Datele pot fi folosite și partajate cu alte entități în scop de recuperare a creanțelor.
Temeiurile de prelucrare: Baza legală principală a prelucrării este cea contractuala, conform Art. 10 pentru CRAIOVAN CONSULTING S.R.L. și art. 11 pentru STUDIO DANA CRAIOVAN S.R.L.
Îndeplinirea obligațiilor noastre cu privire la fiscalitate, precum evidență și demonstrarea serviciilor pe care le oferim, a serviciilor și bunurilor pe care le achiziționăm, sau cu privire la alte legi sau responsabilități profesionale pe care trebuie să le respectăm, încadrează prelucrările de date personale la art. 6 alin. 1 litera c. din Regulamentul nr. 679 /2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei nr. 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor sau GDPR), obligația legală.
Procesăm datele în baza interesului legitim, pe care îl documentam intern în scopul determinării impactului asupra intereselor sau drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate în cazul activităților de recuperarea a creanțelor, a securizării datelor.
Perioada de păstrare a datelor: Păstram datele cu caracter personal pentru atâta timp cât ele sunt necesare scopului prelucrării, ținând cont inclusiv de prevederile legale. În absența unei cerințe legale, profesionale sau contractuale păstram datele cu caracter personal pentru o perioadă care nu depășește 10 ani.
Informare: Contractele noastre comerciale conțin prevederi cu privire la obligațiile părților cu privire la datele cu caracter personal prelucrate în cadrul schimbului de documente și informații aferente contractului. O notă de informare în care sunt detaliate toate prelucrările de date aferente relației este anexată la fiecare contract pe care Grupul Craiovan îl încheie cu persoanele fizice sau persoanele fizice autorizate.
3.9 Persoanele care aplică pentru un loc de munca
Colectarea datelor: Colectăm date cu caracter personal ca parte a procesului de recrutare. Aceste date le colectăm fie direct în cazul în care ne contactați, fie indirect printr-o agenție de recrutare, un partener comercial care ne furnizează servicii de leasing de personal, fie prin platformele online specializate (Ejobs, BestJobs, Linkedin).
Informațiile pe care le procesăm sunt datele de contact, informații despre familie, date cu privire la instruire și experiența profesională anterioară și orice alte date pe care le considerați relevante și le dezvăluiți în CV. Vă solicităm să nu ne dezvăluiți informații încadrate în categoria datelor cu caracter special, așa cum sunt definite ele in art. 9 al Regulamentului nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei nr. 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor sau GDPR), precum rasa, originea etnică, orientările politice, religia, informații biometrie, informații cu privire la sănătate și la viață sexuala.
Folosirea datelor: Folosim aceste date pentru a evalua dacă pregătirea și experiența profesională este adecvată nevoilor noastre. Cu acordul dumneavoastră putem folosi aceste date pentru a vă informa cu privire la disponibilitatea altor posturi în cadrul societății pe viitor sau pentru a vă informa despre evenimente unde suntem prezenți cu oferte de munca.
În cazul în care ne furnizați informații cu caracter special, vom lua măsuri de eliminare selectivă a acestora din sistemele noastre, întrucât nu putem identifica un temei legal de prelucrare adecvat, conform prevederilor regulamentului.
Temeiurile de prelucrare: Păstram și prelucrăm datele în temeiul obligației legale, pentru prevederile menționate expres în Codul Muncii, dar și în interes contractual, ținând cont de procesul de selecție și evaluare care este premergător procesului de angajare. În cazul în care recrutarea nu are loc, datele vor fi păstrate strict solicitându-vă consimțământul pentru scopurile menționate anterior.
În cazul colectării datelor de la terți, precum agenții de recrutare, platforme on line sau furnizori de servicii de leasing de personal, prelucrăm datele în baza consimțământului pe care l-ați dat acestora de a partaja datele dumneavoastră cu alte companii, în scopul ocupării unui loc de muncă.
Perioada de păstrare a datelor: În cazul în care recrutarea se finalizează cu succes, aceste date vor fi păstrate și prelucrate în continuare ca parte a datelor pe care le prelucrăm conform legii în cazul angajaților. Informațiile aparținând persoanelor care nu au fost angajate vor fi șterse în cel mult 12 luni de la finalizarea procesului de recrutare. Pentru persoanele care își exprimă consimțământul pentru a primi informații ulterioare despre disponibilitatea unor poziții în cadrul societății, păstram datele pe toata perioada în care consimțământul dumneavoastră rămâne valabil.
Informare: Vă vom informa în mod complet și transparent în legătura cu prelucrările aferente procesului de recrutare în momentul în care vă vom contacta. De asemenea veți semna un formular de consimțământ informat daca avem acordul dumneavoastră sa păstram datele pentru prelucrări ulterioare.
3.10 Persoane afiliate Grupului Craiovan
Colectarea datelor: Colectam date cu caracter personal în calitatea de angajator. Aceste date le colectăm în mod direct.
Informațiile pe care le procesăm sunt datele de contact, informații despre familie, date cu privire la instruire și experiența profesională anterioară, informații financiare cu privire la venituri, impozite, unele informații cu privire la cheltuieli, informații cu privire la starea de sănătate și capacitatea de muncă, informații cu privire la accesarea resurselor informatice, informații cu privire la activitatea desfășurată în timpul programului de lucru, precum și alte informații aferente relației contractuale cu Grupul Craiovan.
Folosirea datelor: Folosim aceste date pentru ca relația angajator - angajat să decurgă în cele mai bune condiții și în conformitate cu prevederile legale. Folosim aceste date pentru acordarea de beneficii, pentru a îndeplini în mod adecvat scopurile comerciale ale societăților din Grup, pentru protejarea resurselor care ne aparțin sau pe care le gestionam. Cu acordul dumneavoastră putem folosi aceste date pentru promovarea imaginii societății.
Temeiurile de prelucrare: Păstram și prelucrăm datele în temeiul obligației legale, pentru prevederile menționate în legislația care se aplica relației angajator - angajat.
Prelucrăm datele cu caracter personal folosind temeiul legal al relației contractuale, având în vedere prevederile contractuale aferente funcției pe care o ocupați / ați ocupat-o în una dintre societăților Grupului.
Procesăm datele în baza interesului legitim, pe care îl documentăm intern în scopul determinării impactului asupra intereselor sau drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate în cazul activităților de recuperarea a creanțelor, a securizării datelor.
În cazul tuturor celorlalte prelucrări, folosim temeiul legal al consimțământului liber exprimat, consimțământ care precede prelucrarea.
Perioada de păstrare a datelor: Pentru datele prelucrate în scopul îndeplinirii obligațiilor legale cu privire la calitatea de angajat a persoanei vizate, vom prelucra datele în conformitate cu prevederile legale specifice.
Pentru datele prelucrate în baza legală contractuală, vom păstra datele pentru o perioadă egală cu cea prevăzută de legislația aplicabilă cu privire la obligațiile financiar contabile pe care le au societățile din Grup.
Pentru datele prelucrate în interesul legitim al societăților datele vor fi prelucrate pentru o perioada de maxim 3 ani.
Pentru datele prelucrate în baza temeiului consimțământului, prelucrăm datele atâta vreme cât persoana vizată își păstrează acordul.
Informare: Informările cu privire la prelucrările de date cu caracter personal sunt parte a procedurilor interne de lucru ale societăților din Grup. Având în vedere numărul mare de prelucrări, informările vor fi făcute folosind mijloacele electronice interne de comunicare. În anumite situații bine definite, în special în situațiile cu privire la consimțământ, documentele pot fi prelucrate și păstrate în mod corespunzător și în format fizic.
3.11 Utilizatori ai resurselor online ale societăților
Politica de confidențialitate a site-ului web și a resurselor social media pe care le administrăm este detaliată într-un document separat disponibil online.
3.12 Alte persoane care ne contactează
Colectarea datelor: Colectăm date în mod direct de la persoane care ne contactează pentru întrebări, plângeri, comentarii sau alte aspecte. În aceste situații persoanele controlează datele pe care ni le dezvăluie și vom folosi acele date strict în scopul comunicării și a rezolvării situației sesizate. Datele personale colectate sunt cel mai frecvent date de contact și diferite alte date personale specifice situației în cauză. Colectarea lor se face atât prin formularele de contact pe care le punem la dispoziție prin resursele online, telefonic, prin email sau prin recepționarea de scrisori la sediile noastre.
Folosirea datelor: Folosim aceste date pentru a răspunde întrebărilor, plângerilor și în general pentru a menține o comunicare adecvata a tuturor persoanelor interesate sau care au o legătura cu activitatea noastră.
Putem folosi aceste date pentru investigații cu privire la posibile fraude care implica angajații, clienții sau furnizorii noștri.
Temeiurile de prelucrare: Temeiul legal de prelucrare este reprezentat de interesul legitim. În unele situații temeiul de prelucrare poate fi cel al consimțământului și daca vom considera necesar vom face demersuri de a obține acordul persoanei vizate înaintea prelucrării de date cu caracter personal.
Perioada de păstrare a datelor: Vom păstra datele cu caracter personal atâta vreme cât considerăm necesar având în vedere scopul în care sunt prelucrate, însă nu mai mult de 5 ani.
Informare: Vă vom informa în mod complet și transparent în legătură cu prelucrările aferente în momentul în care ne veți contacta. De asemenea veți semna un formular de consimțământ informat dacă avem acordul dumneavoastră să păstram datele pentru prelucrări ulterioare.
Avem în vedere în permanenta respectarea principiilor cu privire la calitatea datelor procesate, conform art. 5 al Regulamentului nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei nr. 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor sau GDPR). Astfel datele sunt prelucrate:
• legal, echitabil și transparent față de persoana vizată
• colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri
• adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate
• păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele
• prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal
Nu folosim datele dumneavoastră personale decât în scopuri legitime de afaceri. Acestea includ:
• furnizarea informațiilor solicitate și pentru a răspunde corespondenței primite de la dumneavoastră
• promovarea imaginii societăților din Grup
• recrutare personal
• transmiterea de informații despre noi, promoțiile noastre și despre activitățile și evenimentele noastre și ale partenerilor noștri
• gestionarea relațiilor cu clienții. Este posibil să solicităm un feedback în legătura cu produsele și serviciile noastre și să îl comunicam anumitor membri ai personalului nostru în vederea îmbunătățirii ofertelor
• marketing personalizat: putem să vă trimitem scrisori, e-mailuri sau mesaje text pentru a vă oferi un produs sau un serviciu. Puteți să vă dezabonați de la ofertele de acest gen. Aveți dreptul de a nu consimți sau de a vă opune la activitățile comerciale sau de marketing direct, inclusiv la crearea profilului în scopul activităților de acest tip
• pentru îndeplinirea obligațiilor legale și responsabilităților sociale, conform legilor romane și internaționale.
Fiecare prelucrare de date cu caracter personal are un scop bine definit care este menționat în categoriile de mai sus.
Perioada de păstrare a datelor depinde de temeiul legal al procesării și de categoria de date procesate și sunt menționate în categoriile de prelucrări de mai sus. Ca și principiu general datele personale vor fi prelucrate pentru o perioadă minimă prevăzută de lege.
În cazul datelor personale ale căror temei legal este consimțământul procesarea se poate efectua atâta vreme cât persoana vizată își păstrează acordul, exprimat în prealabil în mod liber și informat, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.
După ce expiră perioadele indicate, datele cu caracter personal vor fi anonimizate sau șterse în conformitate cu politicile și procedurile interne.
Datele cu caracter personal pot fi puse la dispoziția autorităților de stat abilitate legal, la cererea acestora în condițiile legii.
De asemenea, datele cu caracter personal pot fi comunicate altor entități comerciale (parteneri, societăți din grup) ca și informații.
7.1 Părți terțe implicate în prelucrarea datelor cu caracter personal
Prelucrarea datelor mai sus menționate poate presupune implicarea altor entități care să execute prin contract acțiuni care să ducă la îndeplinirea scopurilor menționate.
Prin procedură, selecția acestor furnizori implică și o fază de evaluare standardizată care evaluează gradul de pregătire și conformitate a activității furnizorului la cerințele GDPR.
Aceste entități sunt persoane împuternicite în sensul GDPR și operează datele dumneavoastră ținând cont de prevederile legale, dar și conform instrucțiunilor Grupului Craiovan. Ele trebuie să aplice cel puțin aceleași măsuri tehnice, organizatorice și juridice ca și operatorul, precum și altele specifice activității lor.
Lista persoanelor împuternicite menționate în mod generic pe categorii de activități poate fi consultată printr-o simplă cerere fie către responsabilii desemnați cu protecția datelor, fie către adresele de contact menționate de societățile din Grup. Grupul Craiovan are dreptul să schimbe acești furnizori oricând pe parcursul activității sale.
Grupul Craiovan și eventualele entități împuternicite pentru prelucrarea datelor vor stabili garanții tehnologice, fizice, administrative și procedurale, toate conform standardelor acceptate în domeniu, pentru a proteja și pentru a asigura confidențialitatea, integritatea și accesibilitatea datelor cu caracter personal prelucrate.
Grupul Craiovan și entitățile împuternicite de operator vor preveni utilizarea sau accesul neautorizat la datele cu caracter personal și vor preveni încălcarea securității datelor cu caracter personal (incident de securitate), în conformitate cu instrucțiunile, politicile și legile aplicabile operatorului.
Grupul Craiovan se asigură că angajații și colaboratorii proprii prelucrează aceste date respectând politica de confidențialitate impusă și toate procedurile interne implementate cu privire la Regulamentul European nr. 679/2016.
Grupul Craiovan nu realizează transfer de date în afara Spațiului Economic European, pentru nicio operațiune cu privire la datele de mai sus. În cazul în care utilizarea unor soluții tehnice presupune stocarea și prelucrarea datelor în afara Spațiului Economic European, operatorul va tine cont și va analiza în prealabil temeiurile legale ale transferului de date. Prezenta notă de informare va fi actualizată în conformitate. Masurile de siguranță cu privire la transferuri rămân valabile indiferent de situație.
Regulamentul nr. 679/2016 prevede următoarele drepturi pentru persoanele ale căror date sunt procesate:
• dreptul de acces
• dreptul de rectificare
• dreptul la ștergerea datelor
• dreptul la restricționarea prelucrării
• dreptul la portabilitatea datelor
• dreptul la opoziție
• dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia
• dreptul de a nu face obiectul unei prelucrări exclusive automate, inclusive crearea de profiluri în accepțiunea GDPR
• dreptul de a face o plângere la autoritatea de protecție a datelor cu caracter personal.
Pentru toate prelucrările de date personale efectuate în baza unei obligații legale sau aferente unui contract, refuzul de a furniza aceste date poate duce la încetarea relațiilor contractuale dintre parți.
Prelucrările efectuate în baza interesului legitim sunt necesare funcționării în bune condiții a proceselor interne ale operatorului și sunt conforme cu politicile și procedurile interne, care constituie obligații aferente contractului de muncă încheiat între părți. Toate prelucrările în interes legitim sunt detaliate și aprobate de conducerea organizației și asigură un echilibru între necesitatea prelucrării și drepturile persoanei vizate. Pentru fiecare prelucrare efectuata în interes legitim puteți solicita consultarea documentației la cerere.
În funcție de temeiul legal al procesării datelor și al prevederilor legale impuse de legislația națională sau europeană, unele din drepturile de mai sus nu se aplică.
Pentru prelucrările ale căror temei legal este consimțământul aveți dreptul de a cere încetarea acestora în orice moment fie prin mijloacele tehnice puse la dispoziție de resursele media (dezabonare fluxuri de știri, selectare cookies, etc) fie prin contactarea societății noastre prin mijloacele clasice puse la dispoziție (email la info@craiovanconsulting.com sau la numărul de telefon (+40 256 499 959)
Grupul Craiovan nu are procese decizionale automatizate.
În toate cazurile se pot face solicitări cu privire la datele personale prelucrate, iar Grupul Craiovan are obligația sa răspundă în termen de 30 de zile. Acest termen poate fi mai lung, doar în mod absolut justificat în scris de către operator.
Drepturile dumneavoastră se pot exercita prin cerere fie către responsabilii desemnați cu protecția datelor cu caracter personal fie către adresele de contact menționate de societate.
De asemenea, aveți dreptul de a înainta o plângere către autoritatea de supraveghere a protecției datelor din Romania, în cazul în care considerați că prelucrarea datelor cu caracter personal încalcă legile aplicabile.
Instituția căreia puteți adresa pentru a depune o plângere este:
Autoritatea Naționala de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal
B.dul General Gheorghe Magheru nr. 28-30, Loc. București
anspdcp@dataprotection.ro
www.dataprotection.ro
Tel: +40 318 059 211
+40 318 059 212